Kuinka NordHero auttoi Äänekosken kaupunkia tuomaan ketteryyttä ja kustannustehokkuutta varhaiskasvatukseen

Tämä asiakastarina on julkaistu myös englanniksi.

Kun Äänekosken kaupunki päätti modernisoida varhaiskasvatuksen hallintajärjestelmänsä, tavoitteena oli selkeä: vahvistaa järjestelmän hallittavuutta, saada kehittäminen paremmin omiin käsiin ja tarjota henkilöstölle selkeä työväline arjen tueksi. eVaka-alustan käyttöönotto NordHeron tuella toi kaupungille juuri tämän: helppokäyttöisen ja modernin järjestelmän, joka on samalla ketterä kehittää ja kustannustehokas ylläpitää.

Miksi NordHeroa tarvittiin

Äänekosken kaupungin varhaiskasvatuksessa oli tunnistettu tarve uudistaa hallintajärjestelmää niin, että kehittämistä, muutosten aikatauluja ja kokonaiskustannuksia voitaisiin hallita aiempaa joustavammin. Tavoitteena oli ratkaisu, joka tukee paremmin kaupungin omia toimintatapoja ja mahdollistaa palvelun kehittämisen pitkäjänteisesti.

eVaka tarjosi uudenlaisen lähestymistavan: modernin, avoimen lähdekoodin järjestelmän, jonka hallinta siirtyy kaupungille itselleen. eVakan selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä helpottaa henkilöstön päivittäistä työtä, ja avoin lähdekoodi takaa vapauden kehittää palvelua omassa tahdissa, reagoida muuttuviin tarpeisiin nopeasti ja hallita kustannuksia läpinäkyvästi.

eVaka kehittyy nopeasti: uusia julkaisuja tulee viikoittain, ja aktiivinen kehittäjäyhteisö tuo jatkuvasti uusia ominaisuuksia ja parannuksia kaikkien käyttäjien saataville. Tämä tarkoittaa, että Äänekosken käytössä oleva järjestelmä paranee jatkuvasti ilman erillisiä päivitysprojekteja.

Vaikka eVakan sovelluskoodi on vapaasti saatavilla, sen toimintaympäristön rakentaminen vaatii pilvi-infrastruktuurin suunnittelua ja toteutusta. Tässä NordHero astui kuvaan: AWS-asiantuntijana NordHero toi mukanaan kokemuksen vastaavien ympäristöjen rakentamisesta suomalaisille kunnille ja kaupungeille.

Äänekosken varhaiskasvatusjohtaja Sanna Ruuth kuvaa päätöksen taustaa:

“Päätös siirtyä eVakaan lähti tarpeesta vahvistaa omaa mahdollisuuttamme kehittää varhaiskasvatuksen digitaalisia palveluja. Hankintaprosessin aikana meille oli tärkeää löytää ratkaisu, joka tukee henkilöstön arkea, palvelee huoltajia ja antaa kaupungille paremmat edellytykset ohjata kehittämistä pitkäjänteisesti. eVaka vastasi tähän tarpeeseen avoimuudellaan, ketteryydellään ja sillä, että kehittäminen ei jää vain järjestelmätoimittajan varaan.”

Valmiista infrastruktuurikoodista vauhtia käyttöönottoon

Äänekosken projektissa hyödynnettiin merkittävää etua: NordHeron ja Petäjäveden kunnan yhdessä kehittämää ja avoimena lähdekoodina julkaisemaa infrastruktuurikoodia (github.com/Petajavesi/evaka-infra-opensource). Tämä Terraform- ja Terragrunt-pohjainen koodipohja tarjoaa valmiin arkkitehtuurimallin eVakan ajamiseen AWS-pilvessä.

Infrakoodin ansiosta Äänekosken pilviympäristöä ei tarvinnut rakentaa tyhjästä. Valmiit moduulit verkkoinfrastruktuurille, tietokannalle, konttiympäristölle ja CI/CD-putkelle nopeuttivat käyttöönottoa merkittävästi ja vähensivät teknistä riskiä. Käytännössä tämä tarkoitti nopeampaa aikataulua ja pienempiä kustannuksia kaupungille.

Tämä on konkreettinen esimerkki siitä, miten yhden kaupungin ja asiantuntijakumppanin yhteistyössä tuottama ratkaisu hyödyttää suoraan seuraavaa käyttöönottajaa – ja jokainen hyödyntäjä voi palauttaa parannuksia takaisin yhteiseen koodipohjaan.

Yhteistyön sujuvuus

Äänekosken eVaka-projekti eteni tiiviissä yhteistyössä kaupungin ja NordHeron välillä. Säännölliset viikkopalaverit, selkeä työnjako ja avoin viestintä pitivät projektin aikataulussa. NordHeron tiimi toi jokaiseen kohtaamiseen vahvan teknisen osaamisen ja ratkaisukeskeisen asenteen.

Projektin onnistumisen kannalta oli oleellista, että Äänekosken henkilöstö osallistui aktiivisesti käyttöönoton suunnitteluun ja testaamiseen. Näin järjestelmä saatiin vastaamaan kaupungin todellisia tarpeita alusta asti.

NordHeron toimitusjohtaja Pekka Malmirae kuvaa yhteistyötä sujuvaksi ja innostavaksi: “Äänekoski otti eVakan omakseen alusta asti. He halusivat ymmärtää, miten järjestelmä toimii, ja osallistuivat aktiivisesti jokaiseen vaiheeseen. Se on paras mahdollinen lähtökohta onnistuneelle käyttöönotolle."

Ruuth kuvailee yhteistyötä NordHeron kanssa:

“NordHeron kanssa tehtävä yhteistyö oli alusta asti selkeää, joustavaa ja ratkaisukeskeistä. Meille oli tärkeää, että käyttöönottoa ei tehty irrallisena teknisenä projektina, vaan yhdessä kaupungin tarpeita ja varhaiskasvatuksen arkea ymmärtäen. NordHeron asiantuntemus toi projektiin varmuutta ja auttoi viemään kokonaisuutta hallitusti eteenpäin.”

Tulevaisuuden näkymät

Äänekoski ei näe eVakaa pelkkänä varhaiskasvatuksen hallintajärjestelmänä, vaan alustana laajemmalle digitaaliselle kehitykselle. Kaupungin suunnitelmissa on laajentaa eVakan käyttöä usealla merkittävällä tavalla:

• Henkilökunnan sisäinen viestintä – eVakaa on tarkoitus laajentaa tukemaan varhaiskasvatuksen työntekijöiden keskinäistä viestintää, mikä kokoaa tiedonkulun yhteen kanavaan ja vähentää hajanaisuutta.
• Esiopetuksesta kouluun -siirtymä – suunnitelmissa on helpottaa esiopetuksesta perusopetukseen siirtymiseen liittyvää tiedonsiirtoa, jotta tarvittava tieto ja asiakirjat kulkevat sujuvasti varhaiskasvatuksesta perusopetukseen.
• Tekoäly arjen avuksi – Äänekoski seuraa aktiivisesti uusimpia innovaatioita ja suunnittelee tekoälyn hyödyntämistä työntekijöiden päivittäisen työn tukena, esimerkiksi rutiininomaisten hallinnollisten tehtävien automatisoinnissa.

Ruuth tiivistää kaupungin vision:

“Näemme eVakan alustana, jonka päälle varhaiskasvatuksen digitaalista arkea voidaan kehittää pitkäjänteisesti. Sen vaikutus ei rajoitu vain hallintoon, vaan näkyy laajasti lasten, huoltajien, lapsiryhmissä työskentelevän henkilöstön, laskutuksen, johdon ja muun henkilöstön arjessa. Tavoitteena on, että tiedonkulku, palvelupolku ja arjen prosessit sujuvoituvat niin, että aikaa voidaan ohjata enemmän olennaiseen – lasten hyvään arkeen, huoltajien kanssa tehtävään yhteistyöhön, henkilöstön työn tukemiseen ja varhaiskasvatuksen kehittämiseen. Avoin lähdekoodi ja oma pilviympäristö antavat meille mahdollisuuden olla aktiivinen kehittäjä, ei vain valmiin järjestelmän käyttäjä.”

Kutsu muille kunnille ja kaupungeille

Äänekosken esimerkki osoittaa, että eVaka on realistinen ja kustannustehokas vaihtoehto kaikenkokoisille kunnille ja kaupungeille. Valmiin infrakoodipohjan ansiosta kynnys käyttöönottoon on entistä matalampi – seuraava käyttöönottaja voi hyödyntää samaa pohjaa ja keskittyä omien tarpeidensa räätälöintiin.

Jos kaupunkisi tai kuntasi suunnittelee eVakan käyttöönottoa omassa pilviympäristössä, NordHeron tiimi auttaa mielellään.